Удалённое оформление
Сотруднику не нужно приезжать в офис, чтобы получить, проверить и подписать доступный для электронного оформления документ.
Электронные документы с сотрудниками
Внедрение кадрового электронного документооборота
Переведите трудовые договоры, дополнительные соглашения, заявления, отпуска, приказы и локальные акты в электронный формат. Организуйте дистанционное подписание кадровых документов для офисных, удалённых и разъездных сотрудников.
- кадровые документы без бумажного дублирования в предусмотренных законом случаях;
- личный кабинет сотрудника и доступ с мобильного устройства;
- интеграция КЭДО с 1С и кадровыми системами;
- электронный архив, статусы и история подписания.
Задать вопрос: +7 950 951-2-159 · admin@roccos.ru
Какие задачи решает кадровый ЭДО
КЭДО связывает кадровую службу, руководителей и сотрудников в едином цифровом процессе — от подготовки документа до подписания, хранения и поиска.
Быстрые заявления
Заявления на отпуск, справки и другие обращения передаются в кадровую службу через личный кабинет.
Массовое ознакомление
Локальные нормативные акты, уведомления и изменения можно направлять выбранным группам сотрудников.
Контроль сроков
Ответственные видят отправленные, полученные, ожидающие подписи и просроченные документы.
Меньше ручного ввода
Интеграция с 1С и кадровой системой сокращает повторное заполнение реквизитов и перенос статусов.
Единый архив
Документы, подписи и история действий хранятся централизованно и доступны по установленным правам.
Какие документы можно включить в КЭДО
Состав электронного документооборота определяется работодателем и закрепляется в локальном нормативном акте с учётом требований трудового законодательства.
Трудовые договоры
Оформление трудовых договоров и дополнительных соглашений с дистанционным подписанием сторонами.
Приказы и уведомления
Передача приказов, уведомлений и других кадровых документов, которые допускается вести в рамках КЭДО.
Отпуска
Заявления, уведомления, согласования и документы по ежегодным и другим видам отпусков.
Заявления сотрудников
Запросы справок, заявления на изменение персональных данных и другие обращения по утверждённым шаблонам.
Локальные нормативные акты
Ознакомление сотрудников с положениями, правилами, регламентами и изменениями к ним.
Командировки
Заявки, согласования и кадровые документы по служебным поездкам в рамках принятого процесса.
Переводы и изменения
Документы, связанные с изменением должности, подразделения, условий труда и других параметров.
Согласия и уведомления
Фиксация направления документа, его получения, ознакомления и результата подписания сотрудником.
Произвольные документы
Дополнительные кадровые формы и обращения, если их электронное оформление допускается законодательством и локальными правилами.
Важно: не все кадровые документы переводятся в КЭДО по общим правилам. До запуска нужно выделить исключения и сохранить для них предусмотренный законом порядок оформления.
Как работает кадровый электронный документооборот
Документ проходит согласованный маршрут, а каждое действие фиксируется в системе.
- 1. Возникает кадровое событиеприём, перевод, отпуск, изменение условий, ознакомление или заявление сотрудника
- 2. Создаётся документформа заполняется в КЭДО либо формируется по данным 1С или кадровой системы
- 3. Запускается согласованиедокумент последовательно поступает руководителю, кадровой службе и другим ответственным
- 4. Сотрудник получает уведомлениесистема сообщает о новом документе через доступный канал
- 5. Выполняется подписаниеработодатель и сотрудник используют предусмотренный для документа вид электронной подписи
- 6. Статус возвращается в учёт1С или другая система получает сведения о доставке, ознакомлении и подписании
- 7. Документ помещается в архивсохраняются файл, подписи, версии и подтверждения выполненных действий
- 8. Контролируется исполнениеответственные видят незавершённые маршруты, ошибки и документы с истекающим сроком
Юридическая подготовка к внедрению КЭДО
Техническое подключение дополняется локальными документами, уведомлением сотрудников и настройкой законных способов подписания.
Локальный нормативный акт
Работодатель определяет информационную систему, перечень документов и работников, порядок доступа, уведомления и взаимодействия.
Уведомление сотрудников
Работникам сообщают о переходе на электронное взаимодействие и правилах работы с системой.
Согласие на КЭДО
Для категорий работников, которым закон предоставляет право выбора, организуется получение и учёт согласий или отказов.
Перечень документов
Фиксируются формы, которые переводятся в электронный вид, и документы, сохраняющие отдельный порядок оформления.
Электронные подписи
Для каждой группы документов определяется допустимый вид подписи работодателя и работника.
Защита данных
Настраиваются права доступа, обработка персональных данных, журналирование действий и реагирование на инциденты.
До рабочего запуска: локальные документы и сценарии подписания рекомендуется проверить с юристом или специалистом по трудовому праву применительно к процессам компании.
Документы, требующие отдельного порядка
При проектировании нельзя автоматически переносить весь бумажный кадровый архив в один электронный сценарий.
Трудовые книжки
Бумажные трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности регулируются отдельными нормами и не включаются в общий режим КЭДО.
Приказы об увольнении
На приказы о прекращении трудового договора общие положения статей 22.1–22.3 ТК РФ не распространяются.
Несчастные случаи
Акты о несчастном случае на производстве оформляются по специальным требованиям.
Инструктажи по охране труда
Документы о прохождении инструктажей, лично подписываемые работником, требуют отдельной проверки порядка оформления.
Специальные отраслевые формы
Для отдельных категорий сотрудников и документов могут действовать дополнительные требования.
Бумажные обращения
Компания должна предусмотреть обработку документов сотрудников, которые продолжают взаимодействовать на бумаге в установленных случаях.
Электронные подписи в КЭДО
Вид электронной подписи зависит от стороны, информационной системы и конкретного кадрового документа.
Подпись работодателя
Для документов используются предусмотренные законом виды электронной подписи уполномоченного представителя работодателя.
Подпись сотрудника
Сотрудник подписывает документы доступным в выбранной системе способом с соблюдением требований к идентификации.
Полномочия подписанта
Проверяется, кто вправе подписывать трудовые договоры, приказы, уведомления и другие документы от имени организации.
Простая электронная подпись
Может применяться для предусмотренных документов при соблюдении требований к системе и соглашению об использовании подписи.
Усиленная подпись
Используется для документов и сценариев, где законодательство требует повышенного уровня подтверждения.
Проверка подписей
В архиве сохраняются данные, позволяющие подтвердить авторство, целостность документа и момент выполнения действия.
КЭДО для удалённых и разъездных сотрудников
Электронный кадровый документооборот особенно полезен, когда сотрудники редко бывают в офисе или работают на распределённых объектах.
Удалённые сотрудники
Получают трудовые документы, уведомления и заявления в личном кабинете независимо от региона работы.
Водители
Подписывают доступные кадровые документы со смартфона между рейсами без посещения кадровой службы.
Сотрудники автопарка
Диспетчеры, механики и водители работают по единым маршрутам ознакомления и подписания.
Магазины и склады
Распределённый персонал получает документы без пересылки бумажных комплектов между объектами.
Производственные площадки
Кадровая служба централизованно контролирует документы сотрудников заводов, цехов и удалённых подразделений.
Мобильный доступ
Интерфейс должен быть удобен на смартфоне, а уведомления — приводить сотрудника непосредственно к нужному действию.
Интеграция КЭДО с 1С и кадровыми системами
Интеграция сохраняет привычные рабочие места кадровой службы и уменьшает повторный ввод данных.
Справочник сотрудников
В КЭДО передаются организации, подразделения, должности, сотрудники и необходимые контактные данные.
Кадровые события
Приём, перевод, отпуск или изменение условий запускают создание нужного комплекта документов.
Шаблоны документов
Формы заполняются по данным учётной системы с возможностью проверки перед отправкой.
Маршруты согласования
Документы направляются руководителю, кадровой службе, бухгалтерии и сотруднику в заданной последовательности.
Возврат статусов
В 1С отображаются отправка, получение, отказ, подписание и завершение процесса.
Архивные связи
Идентификатор электронного документа сохраняется в карточке сотрудника или кадрового события.
Перед интеграцией нужно уточнить конфигурацию и версию 1С, объём доработок, мастер-систему для каждого реквизита и порядок обработки ошибок.
Электронный архив кадровых документов
Архив должен сохранять не только файл, но и доказательства его происхождения, подписания, доставки и неизменности.
Поиск документов
Фильтры по сотруднику, организации, виду документа, дате, статусу и кадровому событию.
Версии и подписи
Хранятся итоговая версия, сведения об электронных подписях и история изменения статусов.
Права доступа
Сотрудники видят только доступные им документы, а кадровая служба работает в пределах назначенных ролей.
Сроки хранения
Для разных видов кадровых документов настраиваются сроки и правила архивного хранения.
Выгрузка
Документ можно представить в читаемом виде вместе с подтверждающими данными и подписями.
Резервирование
Предусматриваются защита от утраты, резервное копирование и восстановление информации.
Этапы внедрения КЭДО
Безопаснее начать с типовых документов и ограниченной группы сотрудников, затем расширять электронный процесс.
- Провести аудитсобрать виды документов, маршруты, сроки, исключения и проблемные участки
- Определить охватвыбрать юридические лица, подразделения, категории сотрудников и пилотную группу
- Выбрать систему КЭДОоценить браузер, мобильный доступ, интеграцию, подписи, архив и поддержку
- Подготовить локальные документызакрепить порядок КЭДО, перечень документов, участников и способы взаимодействия
- Настроить подписи и доступыопределить подписантов работодателя, способы подписи работников и роли пользователей
- Интегрировать с 1Спередать справочники, шаблоны, кадровые события и настроить возврат статусов
- Уведомить сотрудниковобъяснить порядок перехода, получить необходимые согласия и выдать инструкции
- Провести пилотпроверить создание, согласование, подписание, отказ, исправление и архивирование
- Масштабировать КЭДОподключить остальные подразделения, документы и группы работников
Чек-лист готовности к КЭДО
Проверьте организационные, юридические и технические условия перед началом рабочего обмена.
□ Документы собраны
Составлен полный перечень кадровых форм и маршрутов.
□ Исключения выделены
Определены документы со специальным порядком оформления.
□ ЛНА подготовлен
Порядок кадрового ЭДО закреплён локальным актом.
□ Сотрудники уведомлены
Определены способ, сроки и подтверждение уведомления.
□ Согласия учтены
Проверены категории работников, для которых требуется согласие.
□ Подписи настроены
Для каждого документа выбран допустимый вид подписи.
□ Доступы назначены
Права кадровой службы, руководителей и сотрудников разграничены.
□ 1С подключена
Справочники, документы и статусы проходят в обе стороны.
□ Мобильный сценарий проверен
Удалённые сотрудники и водители могут выполнить нужные действия.
□ Архив настроен
Определены сроки хранения, поиск, выгрузка и резервирование.
□ Поддержка назначена
Сотрудники знают, куда обращаться при проблемах со входом или подписью.
□ Пилот завершён
Пройден полный маршрут от создания до архивирования документа.
КЭДО для разных типов бизнеса
Сценарий внедрения зависит от структуры компании, рабочих мест сотрудников и используемых информационных систем.
Перевозчики
Дистанционное оформление документов с водителями, диспетчерами и сотрудниками удалённых колонн.
КЭДО и ЭПД для перевозчиковСобственный автопарк
Единый кадровый процесс для водителей, механиков, логистов и сотрудников транспортной службы.
Решения для собственного автопаркаПроизводственные компании
Централизованный обмен с сотрудниками заводов, складов, цехов и обособленных площадок.
Решения для производственных компанийРитейл
Массовая отправка документов персоналу магазинов, складов и распределительных центров.
Решения для ритейлаМалый бизнес
Быстрый запуск кадрового ЭДО без сложной корпоративной интеграции.
Решения для малого бизнесаМобильные сотрудники
Получение уведомлений и дистанционное подписание доступных документов со смартфона.
Мобильное приложение водителяЧастые вопросы о кадровом электронном документообороте
Что такое КЭДО?
КЭДО — это создание, подписание, передача, использование и хранение связанных с работой документов в электронном виде. В предусмотренных законом случаях бумажное дублирование не требуется.
Какие документы можно перевести в электронный вид?
В систему можно включить трудовые договоры, дополнительные соглашения, заявления, документы по отпускам, уведомления, локальные акты и другие допустимые кадровые формы. Перечень закрепляется работодателем с учётом исключений.
Можно ли перевести в КЭДО абсолютно все документы?
Нет. Для трудовых книжек, сведений о трудовой деятельности, приказов об увольнении, актов о несчастных случаях и лично подписываемых документов об инструктажах по охране труда действуют отдельные правила.
Нужно ли получать согласие сотрудников?
Это зависит от категории работника и обстоятельств начала трудовых отношений. Работодатель уведомляет сотрудников, а необходимость согласия определяет по статье 22.2 ТК РФ.
Можно ли подписывать трудовые договоры дистанционно?
Да, если используется соответствующая требованиям система и соблюдён порядок применения электронной подписи, доставки документа и хранения результата.
Подходит ли КЭДО для водителей?
Да. Водитель может получать уведомления и подписывать доступные кадровые документы с мобильного устройства без посещения офиса.
Как работает интеграция КЭДО с 1С?
Из 1С передаются сведения о сотрудниках и кадровых событиях, а после отправки документа возвращаются статусы получения, ознакомления и подписания.
Как хранятся электронные кадровые документы?
Система сохраняет документы, подписи, версии и историю действий в течение установленных сроков, обеспечивает поиск, разграничение доступа и возможность выгрузки.
С чего начать внедрение?
Начните с аудита документов и процессов, определения пилотной группы, подготовки локального акта, выбора системы и проверки подписей. После пилота решение можно масштабировать.
Подключить кадровый электронный документооборот
Расскажите о структуре компании, количестве сотрудников и используемой кадровой системе. Подготовим схему внедрения КЭДО, перечень работ и план пилотного запуска.
Связаться напрямую
- Телефон
- +7 950 951-2-159
- admin@roccos.ru
- Время работы
- ПН–ВС, 09:00–18:00
Для консультации подготовьте примерный перечень кадровых документов, количество сотрудников и юридических лиц, описание текущего процесса и название используемой кадровой системы.