Грузоотправитель начинает оформление
Создаёт исходные сведения о перевозке, сторонах, грузе, месте погрузки и согласованных условиях.
ЭТрН для грузоотправителейРоли и ответственность участников перевозки
Кто оформляет ЭТрН: грузоотправитель или перевозчик
Короткий ответ: если договором перевозки груза не предусмотрено иное, транспортную накладную составляет грузоотправитель.
Электронная транспортная накладная оформляется поэтапно. Грузоотправитель начинает документ, перевозчик и водитель подтверждают приём и перевозку груза, а грузополучатель оформляет результат приёмки. Поможем распределить роли, настроить подписи и запустить обмен ЭТрН.
- распределение ответственности между участниками;
- настройка сотрудников, водителей и полномочий;
- работа через веб-сервис, 1С или API.
Получить консультацию: +7 950 951-2-159 · admin@roccos.ru
Кто составляет электронную транспортную накладную
По общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель, если договором перевозки груза не установлен другой порядок. Это правило распространяется и на документ, формируемый в электронной форме.
Перевозчик продолжает документ
Проверяет относящиеся к нему данные, обеспечивает участие водителя и оформляет сведения этапа перевозки.
ЭТрН для перевозчиковГрузополучатель завершает приёмку
Подтверждает получение груза, указывает результаты приёмки и фиксирует замечания при их наличии.
ЭТрН для грузополучателейВажно: «составляет грузоотправитель» не означает, что он единолично заполняет весь документ. ЭТрН формируется из последовательных электронных файлов обмена, а каждый участник вносит и подписывает сведения в пределах своей роли.
Таблица ответственности при оформлении ЭТрН
Базовое распределение действий выглядит следующим образом. Договор и фактическая схема перевозки могут влиять на роли участников.
| Этап | Участник | Что делает |
|---|---|---|
| Создание ЭТрН | Грузоотправитель | Заполняет сведения о грузе, сторонах и перевозке, затем подписывает относящийся к нему электронный файл обмена. |
| Приём груза | Перевозчик или водитель | Проверяет данные и подтверждает приём груза, фиксирует предусмотренные сведения и замечания. |
| Перевозка | Перевозчик | Вносит необходимые сведения о выполнении перевозки и обеспечивает подписание действий уполномоченными лицами. |
| Выгрузка и приёмка | Грузополучатель | Подтверждает получение груза, указывает фактические данные приёмки, расхождения и замечания. |
| Исправления | Соответствующий участник | Исправляет сведения своей зоны ответственности и подписывает предусмотренный форматом изменённый файл обмена. |
Что делает грузоотправитель
Грузоотправитель формирует основу ЭТрН и передаёт документ следующему участнику перевозочного процесса.
Указывает стороны
Заполняет предусмотренные сведения о грузоотправителе, грузополучателе и перевозчике.
Описывает груз
Вносит наименование, количество мест, массу и другие обязательные характеристики груза.
Фиксирует погрузку
Указывает место, дату, время и относящиеся к погрузке сведения в пределах действующего формата.
Подписывает сведения
Уполномоченное лицо подписывает электронный файл обмена от имени грузоотправителя.
Перед отправкой документа важно проверить договорную роль компании. Владелец груза, продавец, склад и фактическое место погрузки не всегда автоматически являются грузоотправителем по договору перевозки.
Что делают перевозчик и водитель
Перевозчик отвечает за свой этап оформления, а водитель выполняет предусмотренные действия при приёме, перевозке и передаче груза.
Проверка сведений
Перевозчик проверяет реквизиты, транспортное средство, данные водителя и другие сведения, относящиеся к перевозке.
Приём груза
Водитель подтверждает фактический приём груза и при необходимости фиксирует расхождения или замечания.
Подписание перевозчиком
Организация обеспечивает подписание предусмотренных сведений надлежащей электронной подписью уполномоченного лица.
Не смешивайте роли: водитель действует в процессе перевозки, но перевозчиком является сторона договора. Права водителя и последующее подписание со стороны перевозчика должны быть предусмотрены выбранным сценарием ЭПД.
Что делает грузополучатель
На этапе выгрузки грузополучатель оформляет сведения о передаче и фактической приёмке груза.
1. Находит документ
Открывает поступившую ЭТрН в веб-сервисе или интегрированной учётной системе.
2. Сверяет поставку
Проверяет груз, количество мест, состояние и другие значимые данные.
3. Фиксирует результат
Указывает выдачу, приёмку, расхождения и замечания в предусмотренных полях.
4. Подписывает
Уполномоченный сотрудник подписывает электронный файл обмена со стороны грузополучателя.
Когда порядок определяет договор
Закон допускает иной порядок составления транспортной накладной, если он предусмотрен договором перевозки груза. Такой сценарий нужно описать однозначно и реализовать технически без подмены ролей.
Кто создаёт документ
Закрепите, какая сторона инициирует ЭТрН и на основании каких первичных данных.
Кто проверяет сведения
Определите ответственных за реквизиты сторон, груз, транспорт, водителя, погрузку и выгрузку.
Кто исправляет ошибки
Установите порядок уведомления, корректировки и повторного подписания сведений.
Техническое заполнение полей оператором, интегратором или сотрудником другой стороны не меняет юридическую роль участника. Документ должен подписываться от имени того лица, которое формирует соответствующие сведения.
Подписи, сотрудники и МЧД
Для каждого действия нужно определить подписанта, подходящий вид электронной подписи и основание его полномочий.
Руководитель или ИП
Подписывает документы в пределах собственных полномочий с применением подписи, соответствующей требованиям к конкретному действию.
Сотрудник организации
При подписании от имени компании необходимо подтвердить полномочия представителя и проверить требования к МЧД.
Подробнее о МЧДВодитель
Использует предусмотренный сценарием способ подписания действий на маршруте; настройки должны учитывать последующее подписание со стороны перевозчика.
Сравнить виды подписейКак организовать оформление ЭТрН в сервисе
Настраиваем единый маршрут, чтобы каждый участник видел документ вовремя и выполнял только разрешённые действия.
- Проверить договорную схемуопределить грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя и участие экспедитора
- Назначить ответственныхзакрепить сотрудников за созданием, проверкой, подписанием и исправлением данных
- Настроить подписи и полномочияпроверить сертификаты, права пользователей и необходимость МЧД
- Подключить водителейвыбрать мобильный сценарий и проверить действия при приёме и выдаче груза
- Выбрать рабочий интерфейсвеб-сервис, 1С или интеграция корпоративной системы по API
- Провести тестовую перевозкупроверить создание, передачу, подписание, статусы, исправления и завершение ЭТрН
Способы работы с ЭТрН
Выбор зависит от количества перевозок, числа пользователей и текущей информационной системы.
Веб-сервис
Быстрый старт без внедрения: сотрудники создают, проверяют и подписывают документы в браузере.
О веб-сервисеМобильное приложение
Водитель получает доступ к действиям по перевозке со смартфона в рамках настроенной роли.
О мобильном приложенииИнтеграция с 1С
Данные ЭТрН формируются из учётной системы, а статусы возвращаются в привычный интерфейс.
Интеграция с 1СAPI
Подходит для автоматизации большого объёма перевозок в ERP, TMS, WMS или собственной системе.
Возможности APIЧастые ошибки при распределении ролей
Большинство проблем возникает не из-за формата ЭТрН, а из-за несогласованной договорной и операционной схемы.
Грузоотправителя определяют по месту погрузки
Фактический склад или сотрудник на погрузке не обязательно является грузоотправителем по договору перевозки.
Водителя считают перевозчиком
Водитель выполняет действия от имени перевозчика, но не заменяет сторону договора перевозки.
Экспедитору автоматически назначают все роли
Роль экспедитора зависит от договора и того, от чьего имени заключена перевозка.
Одному сотруднику дают лишние права
Пользователь не должен подписывать сведения разных организаций без надлежащих полномочий.
Не проверяют МЧД
Документ может быть подписан представителем без корректного подтверждения полномочий.
Не согласуют исправления
Стороны узнают об ошибке на погрузке или выгрузке, но заранее не определяют порядок корректировки.
Поможем настроить роли и запустить ЭТрН
Соберём рабочий процесс под договорную схему, количество перевозок и используемые системы.
Обследование процесса
Разбираем договоры, роли участников, точки погрузки и выгрузки, действия водителей и исключения.
Настройка решения
Подключаем организации и пользователей, распределяем права, настраиваем подписи и маршруты.
Тестирование и запуск
Проводим тестовый обмен, проверяем статусы, обучаем сотрудников и сопровождаем первые перевозки.
Частые вопросы об оформлении ЭТрН
Кто должен оформлять ЭТрН — грузоотправитель или перевозчик?
Если договором перевозки груза не предусмотрено иное, транспортную накладную составляет грузоотправитель. При этом ЭТрН оформляется поэтапно: перевозчик, водитель и грузополучатель вносят и подписывают сведения, относящиеся к их действиям и соответствующим этапам перевозки.
Может ли перевозчик создать ЭТрН вместо грузоотправителя?
Иной порядок может быть предусмотрен договором перевозки. Его необходимо заранее закрепить в договоре и согласовать фактический маршрут оформления документа. Даже если техническое создание выполняет перевозчик или оператор, сведения и подписи должны формироваться от имени надлежащего участника с подтверждёнными полномочиями.
Что заполняет грузоотправитель в ЭТрН?
Грузоотправитель указывает предусмотренные форматом сведения о сторонах, грузе, погрузке, условиях перевозки и других известных ему обстоятельствах. Точный набор полей зависит от действующего формата ЭТрН и конкретного сценария перевозки.
Что подписывает водитель при приёме груза?
Водитель в рамках полномочий перевозчика подтверждает предусмотренные форматом сведения о приёме груза и фактических обстоятельствах погрузки. Порядок подписания и используемый вид электронной подписи должны быть настроены в соответствии с действующими требованиями и регламентом перевозчика.
Что делает перевозчик после создания ЭТрН?
Перевозчик проверяет относящиеся к нему сведения, обеспечивает участие водителя, подтверждает приём груза и вносит данные, предусмотренные для этапа перевозки. Если документ подписывает представитель организации, необходимо проверить его полномочия и применимость машиночитаемой доверенности.
Что подписывает грузополучатель?
При выдаче груза грузополучатель указывает предусмотренные сведения о приёмке, времени и обстоятельствах выгрузки, расхождениях или замечаниях и подписывает соответствующий электронный файл обмена.
Кто исправляет ошибку в ЭТрН?
Исправление выполняется участником, ответственным за соответствующие сведения. Изменённые данные оформляются и подписываются в установленном порядке; нельзя произвольно редактировать уже подписанный электронный файл без формирования предусмотренного форматом действия.
Нужна ли МЧД для подписания ЭТрН?
Если электронный перевозочный документ от имени организации или ИП подписывает представитель, его полномочия должны быть подтверждены. Необходимость и формат МЧД зависят от статуса подписанта, вида подписи и выполняемого действия.
Кто отвечает за ошибки в ЭТрН?
Каждый участник отвечает за сведения и действия в пределах своей роли, договора и требований законодательства. Для снижения рисков важно закрепить ответственность в регламенте, настроить права доступа и проверять обязательные данные до подписания.
Настроить оформление ЭТрН для вашей компании
Опишите схему перевозки — определим участников, порядок создания и подписания документа, подходящий способ работы и состав подключения.
Связаться напрямую
- Телефон
- +7 950 951-2-159
- admin@roccos.ru
- Время работы
- ПН–ВС, 09:00–18:00
Для первичной консультации достаточно описать роли сторон, используемую учётную систему и примерный объём транспортных накладных.