Подписывать файлы
Создавайте электронную подпись для PDF, XML и файлов других форматов с помощью действующего сертификата.
Подписание отдельных файлов электронной подписью
Сервис подписания и шифрования документов
Загружайте PDF, XML и файлы других форматов, подписывайте их одной или несколькими КЭП, проверяйте подписи, шифруйте документы для получателя и храните отправленные комплекты в архиве сервиса.
- подписание файлов действующим сертификатом КЭП;
- открепленная или присоединенная подпись;
- последовательное подписание несколькими участниками;
- проверка документа и сертификата подписанта;
- шифрование и расшифрование конфиденциальных файлов;
- штамп электронной подписи на PDF в поддерживаемых сценариях.
Задать вопрос: +7 950 951-2-159 · admin@roccos.ru
Что можно делать в сервисе
Решение объединяет основные операции с отдельными электронными документами и сертификатами.
Добавлять несколько КЭП
Последовательно добавляйте подписи участников к одному документу без изменения его содержания.
Проверять подпись
Получайте результат проверки авторства, сертификата и неизменности документа после подписания.
Шифровать документы
Защищайте файл с использованием открытого сертификата конкретного получателя.
Расшифровывать файлы
Открывайте документы, зашифрованные на ваш сертификат, при наличии соответствующего закрытого ключа.
Работать с архивом
Получайте доступ к отправленным через сервис комплектам в пределах условий выбранного тарифа.
Когда нужен сервис подписания файлов
Подходит для разовых или нерегулярных операций, когда не требуется полноценный маршрут электронного документооборота.
Отправка договора
Подпишите договор или приложение КЭП и передайте контрагенту документ вместе с файлом подписи.
Документы для госорганов
Подготовьте подписанный файл в формате, который принимает конкретная государственная система.
Проектная документация
Добавьте подписи нескольких ответственных специалистов к неизменному комплекту файлов.
XML-документы
Создайте открепленную подпись для XML, если такой комплект требуется принимающей системой.
Конфиденциальные сведения
Зашифруйте документ на сертификат адресата перед передачей по электронной почте или другому каналу.
Проверка входящего файла
Убедитесь, кто подписал документ, действителен ли сертификат и менялся ли файл после подписания.
Подписание PDF, XML и других форматов
Электронная подпись создается для содержимого файла. Требования к формату и виду подписи устанавливает получатель документа.
Договоры, акты, заявления, доверенности и другие документы с сохраненным визуальным представлением.
XML
Структурированные документы для государственных порталов, отраслевых систем и интеграционных сценариев.
DOCX и XLSX
Офисные документы можно подписать как файлы, если принимающая сторона допускает соответствующий формат.
Изображения
Скан-копии и графические файлы подписываются без изменения исходного содержания.
Архивы
ZIP, RAR и другие архивы могут использоваться для передачи комплектов, если это разрешено получателем.
Технические файлы
Подпись можно создать для результатов проектирования, выгрузок и других цифровых материалов.
Несколько документов
Файлы обрабатываются в рамках возможностей тарифа и технических ограничений сервиса.
Файл подписи
Для открепленного варианта формируется отдельный файл, который передают вместе с исходным документом.
Перед подписанием: проверьте требования получателя к расширению файла, виду подписи, наличию МЧД, метке времени и способу передачи комплекта.
Как подписать документ электронной подписью
Операция занимает несколько шагов, если сертификат установлен и рабочее место настроено.
- 1. Войти в сервисавторизоваться под своей учетной записью и открыть раздел подписания
- 2. Загрузить документвыбрать сохраненный на компьютере PDF, XML или файл другого формата
- 3. Выбрать сертификатпроверить владельца, срок действия и назначение сертификата КЭП
- 4. Добавить МЧДесли подписант действует от имени организации и доверенность требуется сценарием
- 5. Выбрать вид подписиоткрепленная или присоединенная — в соответствии с требованиями получателя
- 6. Подтвердить операциюввести ПИН-код носителя и дождаться создания подписи
- 7. Скачать комплектсохранить документ и файл подписи либо сформированный подписанный контейнер
- 8. Передать получателюотправить комплект из сервиса или через согласованный защищенный канал
Открепленная и присоединенная подпись
Оба варианта подтверждают подписанный файл, но отличаются способом упаковки документа и подписи.
Открепленная подпись
Исходный документ остается отдельным файлом, а подпись сохраняется рядом, обычно в файле с расширением .sig. Получателю необходимо передать оба файла без изменения их содержимого и названий, если это важно для принимающей системы.
- исходный файл сохраняет первоначальный формат;
- удобно для XML и загрузки в государственные системы;
- можно последовательно добавлять подписи участников;
- при проверке загружаются документ и подпись.
Присоединенная подпись
Документ и подпись объединяются в один криптографический контейнер. Чтобы получить исходный файл и проверить подпись, получателю требуется совместимый сервис или программа.
- для передачи используется один файл;
- меньше риск забыть приложить отдельную подпись;
- формат должен поддерживаться получателем;
- перед выбором следует проверить требования площадки.
Подписание документа несколькими КЭП
Один файл можно последовательно подписать несколькими участниками, сохранив каждую электронную подпись.
- Первый участник подписывает файлсоздает подпись и сохраняет исходный документ без изменений
- Передает комплект следующемучерез сервис, ссылку или другой согласованный канал
- Следующий участник загружает документдобавляет существующую подпись предыдущего подписанта
- Добавляет свою КЭПсервис формирует еще одну подпись к тому же содержимому
- Комплект проверяетсярезультат должен подтверждать все добавленные подписи и неизменность файла
После первой подписи нельзя редактировать исходный документ. Даже небольшое изменение содержимого приведет к отрицательному результату проверки ранее созданной подписи.
Проверка электронной подписи
Проверка помогает установить подписанта и убедиться, что файл не менялся после создания подписи.
Автор подписи
Отображаются сведения о владельце сертификата, содержащиеся в электронной подписи.
Состояние сертификата
Проверяется срок действия и доступная информация о статусе сертификата.
Целостность документа
Сервис определяет, соответствует ли загруженный файл данным, которые были подписаны.
Несколько подписей
Для документа с несколькими КЭП проверяется каждая добавленная подпись.
МЧД
Если подписант действует от имени организации, отдельно оцениваются доверенность и полномочия.
Протокол проверки
Результат можно сохранить и приложить к внутренним материалам, не подменяя им исходную подпись.
Успешная техническая проверка подтверждает связь подписи с документом и сертификатом. Правомерность конкретной сделки дополнительно зависит от полномочий подписанта, содержания документа и соблюдения требований закона.
Шифрование и расшифрование документов
Шифрование защищает содержание файла при передаче и ограничивает доступ конкретным получателем.
Как зашифровать файл
- Получить открытый сертификат адресатаиспользовать актуальный файл сертификата получателя
- Загрузить документвыбрать файл или архив, который нужно защитить
- Добавить сертификатубедиться, что он принадлежит нужному получателю
- Выполнить шифрованиесохранить сформированный зашифрованный файл
- Передать адресатуиспользовать согласованный канал доставки
Как расшифровать файл
- Установить нужный сертификатна компьютере должен быть доступен закрытый ключ адресата
- Подключить токенесли ключ хранится на защищенном носителе
- Загрузить зашифрованный файлпроверить его целостность и источник получения
- Подтвердить расшифрованиевыбрать место для сохранения исходного документа
- Проверить содержимоепри необходимости дополнительно проверить электронную подпись
Важно: шифрование и подписание решают разные задачи. Подпись подтверждает автора и целостность, а шифрование ограничивает доступ к содержимому. Для конфиденциального юридически значимого документа могут потребоваться обе операции.
Штамп электронной подписи на PDF
Визуальный штамп делает сведения о подписании заметными при просмотре или печати PDF, но не заменяет криптографическую подпись.
Что показывает штамп
ФИО владельца, дату подписания и сведения о сертификате в объеме, поддерживаемом сервисом.
Где используется
На PDF-документах в поддерживаемых тарифом и сценарием случаях.
Как проверять
Юридически значимым является файл электронной подписи, поэтому проверка выполняется специальным сервисом.
Скриншот или распечатка штампа не позволяют самостоятельно проверить целостность электронного документа и действительность КЭП.
Передача и архив подписанных документов
После подписания важно сохранить полный комплект и обеспечить получателю доступ ко всем необходимым файлам.
Отправка из сервиса
Подписанный комплект можно передать получателю по электронной почте или ссылке в рамках возможностей сервиса.
Скачивание комплекта
Документ, подписи и доступные результаты проверки сохраняются для передачи другим способом.
Архив отправителя
Отправленные через сервис документы доступны в архиве в течение периода, установленного тарифом.
Локальное хранение
Для постоянного архива скачайте документы и подписи в корпоративное хранилище с резервным копированием.
Именование файлов
Используйте единые правила, чтобы связать документ, подписи, контрагента и хозяйственную операцию.
Контроль доступа
Ограничьте права на конфиденциальные документы и фиксируйте действия пользователей.
Архив сервиса не следует считать единственным постоянным хранилищем. Срок доступности и состав сохраняемых документов зависят от тарифа и способа отправки.
Сервис подписания файлов или полноценный ЭДО
Выбор зависит от регулярности обмена, типов документов и необходимости автоматизации.
Подписание отдельных файлов
- разовые договоры, заявления и технические документы;
- файлы разных форматов без сложного маршрута;
- ручная передача документа и подписи;
- проверка входящих подписанных файлов;
- шифрование для конкретного получателя.
Электронный документооборот
- регулярный обмен с большим числом контрагентов;
- формализованные документы и регламентированные статусы;
- маршруты согласования и массовая обработка;
- интеграция с 1С, ERP или API;
- единый корпоративный архив и контроль исполнения.
Документы для логистики и перевозок
Сервис подходит для подписания отдельных файлов, которые не оформляются в специализированном маршруте ЭПД.
Экспедиторские документы
Подписывайте отдельные договоры, приложения и файлы, если для них выбран допустимый неформализованный сценарий.
Электронные экспедиторские документыЗаказы и заявки
Обрабатывайте дополнительные файлы к перевозке либо используйте специализированный электронный документ.
Электронный заказ-заявкаЭТрН и ЭПД
Для регламентированных перевозочных документов используйте решение, поддерживающее обмен через оператора ИС ЭПД.
Что потребуется для работы
Перед подключением проверяются сертификат, компьютер и требования к документам.
Действующая КЭП
Сертификат аккредитованного удостоверяющего центра, подходящий для владельца и конкретной задачи.
Настроенный компьютер
Совместимые операционная система, браузер, криптопровайдер, плагины и драйверы токена.
Защищенный носитель
Токен с закрытым ключом либо другой разрешенный способ хранения ключа.
МЧД при необходимости
Доверенность сотрудника, который подписывает документ от имени организации или ИП.
Требования получателя
Формат файла, вид подписи, метка времени, название и порядок загрузки на площадку.
Корпоративный архив
Место для постоянного хранения исходных файлов, подписей и результатов проверки.
Типовые ошибки при подписании файлов
Большинство проблем связано с сертификатом, настройками рабочего места или неверным форматом комплекта.
Сертификат не найден
Сертификат не установлен, токен не подключен, драйвер отсутствует или у пользователя нет доступа к ключу.
Срок действия закончился
Просроченный или отозванный сертификат нельзя использовать для новой корректной подписи.
Изменен исходный файл
После подписания документ был отредактирован, переупакован или сохранен заново, поэтому проверка не проходит.
Не приложена подпись
Получателю передали исходный документ без отдельного файла .sig.
Выбран неверный вариант
Площадка ожидает открепленную подпись, а пользователь отправляет присоединенный контейнер, или наоборот.
Нет полномочий
Подпись технически действительна, но у сотрудника отсутствует требуемая МЧД или право на операцию.
Как выбрать тариф сервиса
Подходящий вариант зависит от числа пользователей, размеров файлов и требуемых функций.
Объем документов
Оцените количество файлов и операций подписания в месяц.
Размер файлов
Проверьте ограничения тарифа для проектной документации, архивов и крупных вложений.
Количество пользователей
Для совместной работы определите число отдельных учетных записей и подписантов.
Несколько подписей
Уточните сценарии последовательного подписания и запроса подписи у получателя.
Штамп на PDF
Проверьте наличие функции в выбранном тарифе и ограничения совместимости.
Архив и отправка
Сравните сроки доступности, лимиты отправки и корпоративные требования к хранению.
Частые вопросы о подписании документов
Как подписать файл электронной подписью?
Загрузите документ, выберите действующий сертификат и вид подписи, добавьте МЧД при необходимости, подтвердите операцию и скачайте готовый комплект.
Какие форматы можно подписывать?
Можно работать с файлами разных форматов, включая PDF и XML. Требования получателя необходимо проверить заранее.
Можно ли добавить несколько КЭП?
Да. Участники последовательно добавляют свои подписи к неизменному документу.
Как проверить файл .sig?
Загрузите исходный документ и открепленную подпись в раздел проверки. Для присоединенного варианта загрузите подписанный контейнер.
Имеет ли штамп ЭП юридическую силу?
Сам штамп является визуальным реквизитом. Юридически значимой остается криптографическая электронная подпись.
Как зашифровать файл?
Загрузите документ и открытый сертификат получателя, выполните шифрование и передайте сформированный файл адресату.
Можно ли расшифровать файл без нужного ключа?
Нет. Требуется сертификат и закрытый ключ, для которых отправитель выполнил шифрование.
Заменяет ли сервис полноценный ЭДО?
Нет. Он предназначен прежде всего для отдельных файлов. Для регулярного обмена и автоматизации лучше использовать специализированный ЭДО.
Подключить сервис подписания документов
Расскажите, какие файлы и операции вам нужны. Подберем тариф, проверим КЭП и поможем настроить рабочее место.
Связаться напрямую
- Телефон
- +7 950 951-2-159
- admin@roccos.ru
- Время работы
- ПН–ВС, 09:00–18:00
Для подбора подготовьте примеры форматов, средний размер файлов, число пользователей и требования получателей к подписи.