+7 950 951-2-159 Подключить ЭПД
Пошаговая инструкция для участников автомобильной перевозки

Как подписать электронную транспортную накладную

Настроим понятный маршрут подписания ЭТрН для грузоотправителя, водителя, перевозчика и грузополучателя. Поможем выбрать виды электронной подписи, оформить полномочия сотрудников и проверить весь процесс до первого рабочего рейса.

Настроить подписание ЭТрНОткрыть инструкцию
  • разделяем действия водителя и перевозчика;
  • проверяем КЭП, УНЭП, ПЭП и МЧД;
  • готовим сценарий предъявления QR-кода без связи.

Задать вопрос: +7 950 951-2-159 · admin@roccos.ru

Кто подписывает ЭТрН

Электронная транспортная накладная оформляется поэтапно. Каждый участник отвечает за сведения, которые вносит и подписывает в рамках своей роли.

Грузоотправитель

Формирует исходные сведения о перевозке и грузе, указывает участников и подписывает относящийся к своей роли файл обмена.

ЭТрН для грузоотправителей

Водитель

Проверяет назначенную перевозку, сведения о транспортном средстве и грузе, подтверждает предусмотренные действия при погрузке и в пути.

Работа в мобильном приложении

Перевозчик

Подписывает сведения со своей стороны и обеспечивает последующее подписание ЭТрН, если водитель применил ПЭП или УНЭП.

Решение для перевозчиков

Грузополучатель

При выдаче груза фиксирует результат приёмки, при необходимости указывает замечания и подписывает предусмотренные сведения.

ЭТрН для грузополучателей
Ответственность за достоверность сведений несёт лицо, подписавшее соответствующий файл обмена. Поэтому до запуска важно закрепить роли, права доступа и порядок проверки данных.

Как подписать ЭТрН: пошаговая схема

Названия кнопок и экранов различаются у операторов ИС ЭПД, но общий маршрут строится вокруг последовательных действий участников перевозки.

  1. Грузоотправитель создаёт ЭТрНзаполняет сведения о сторонах, грузе, местах погрузки и выгрузки, перевозчике и транспортном средстве
  2. Грузоотправитель проверяет и подписывает сведенияуполномоченный сотрудник сверяет данные и применяет установленную для его роли электронную подпись
  3. Перевозка назначается водителюводитель получает документ в приложении, веб-интерфейсе или через интегрированную систему перевозчика
  4. Водитель подтверждает приём грузапроверяет реквизиты, сведения о грузе и транспортном средстве, затем выполняет предусмотренное действие с ПЭП или УНЭП
  5. Перевозчик подписывает сведенияесли водитель применил ПЭП или УНЭП, ЭТрН впоследствии подписывается УКЭП или УНЭП перевозчика
  6. Водитель получает QR-кодQR-код для предъявления на дороге следует сохранить на устройстве до выезда и проверить его доступность без интернета
  7. Грузополучатель оформляет приёмкупроверяет груз, указывает дату и результат выдачи, фиксирует расхождения или замечания и подписывает относящиеся к нему сведения
  8. Участники контролируют итоговый статуспроверяют завершение обмена, отсутствие ошибок и доступность документа в архиве сервиса или учётной системы
Общие правила подписания электронных документовВсе электронные перевозочные документы

Как водителю подписать ЭТрН

Водителю нужен простой и заранее проверенный сценарий: получить назначение, подтвердить действие, сохранить QR-код и продолжить рейс без работы со сложным корпоративным интерфейсом.

До погрузки

  • авторизоваться в приложении;
  • открыть назначенную перевозку;
  • сверить автомобиль, прицеп и маршрут;
  • проверить доступность подписи.

При приёме груза

  • сверить основные сведения о грузе;
  • зафиксировать замечания при их наличии;
  • подтвердить приём предусмотренным способом;
  • дождаться успешного статуса отправки.

Перед выездом

  • проверить формирование QR-кода;
  • сохранить его на телефоне;
  • убедиться, что изображение открывается без сети;
  • знать контакт ответственного диспетчера.
Важно: водитель не должен подписывать сведения вслепую. В регламенте компании необходимо определить, какие данные он проверяет, где фиксирует расхождения и к кому обращается при ошибке.

Какие электронные подписи используются

Вид подписи зависит от участника, выполняемого действия и установленных законодательством условий. Настройку следует проводить не только по должности, но и по роли в конкретной перевозке.

ПЭП

Простая электронная подпись допускается для отдельных действий и участников. Водитель может применять ПЭП при условии последующего подписания ЭТрН УКЭП или УНЭП перевозчика.

УНЭП

Усиленная неквалифицированная электронная подпись может использоваться физическим лицом в предусмотренных законом случаях, в том числе в настроенном сценарии водителя или перевозчика.

УКЭП

Усиленная квалифицированная электронная подпись применяется юридическим лицом, ИП или уполномоченным подписантом в соответствии с требованиями к конкретному файлу обмена.

Сравнить ПЭП, НЭП и КЭППолучение и использование электронной подписи

Когда нужна машиночитаемая доверенность

Если файл обмена подписывает представитель юридического лица или индивидуального предпринимателя, его полномочия должны быть подтверждены доверенностью, в том числе МЧД.

Определить подписантов

Составьте список сотрудников, которые подписывают сведения грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.

Закрепить полномочия

Проверьте, что содержание доверенности соответствует роли сотрудника и действиям, выполняемым в ЭТрН.

Настроить проверку

Добавьте контроль срока действия, отзыва доверенности, замены сертификата и изменения должности сотрудника.

ГИС ЭПД не проверяет объём полномочий подписанта по существу. Корректность доверенности и соответствие полномочий фактическим действиям необходимо контролировать участнику перевозки.
Подробнее о выпуске и использовании МЧД

Что подписывается при приёмке груза

На этапе выгрузки грузополучатель подтверждает относящиеся к нему сведения. До запуска необходимо согласовать, кто выполняет приёмку и как фиксируются расхождения.

Факт выдачи

Подтверждается получение груза грузополучателем в рамках предусмотренного этапа ЭТрН.

Дата и время

Указываются сведения, предусмотренные форматом и фактическим процессом выдачи груза.

Замечания

При наличии расхождений или претензий они фиксируются до подписания соответствующего файла обмена.

Подпись получателя

Уполномоченное лицо подписывает сведения электронной подписью, настроенной для его статуса и роли.

Для приёмщиков на складах важно заранее настроить пользователей, доверенности, резервных подписантов и инструкции на случай ошибки в реквизитах.

Организация электронной приёмки груза

Как предъявить ЭТрН инспектору

Документы на перевозимый груз, оформленные электронно, могут быть предъявлены сотруднику полиции в электронном виде или в виде бумажной копии. Для проверки ЭПД на дороге используется QR-код.

Получить QR-код

После выполнения необходимых начальных этапов QR-код формируется на основании сведений, поступивших в ГИС ЭПД.

Сохранить до выезда

Водителю рекомендуется сохранить изображение QR-кода на телефоне или подготовить бумажную копию до начала движения.

Предъявить для сканирования

При проверке водитель показывает QR-код инспектору, который считывает и визуализирует содержащиеся в нём сведения.

Перед рейсом: проверьте, что QR-код относится к нужной перевозке, открывается на устройстве и доступен без авторизации в корпоративной системе.
Как документы и сведения передаются в ГИС ЭПД

Что делать без интернета

Отсутствие связи в пути не означает, что водитель должен везти второй комплект документов или пытаться заново сформировать ЭТрН на дороге.

  1. Оформить начальные этапы заранеесоздать и подписать необходимые сведения в точке, где доступно устойчивое интернет-соединение
  2. Передать документ водителюубедиться, что перевозка появилась в приложении или другом рабочем интерфейсе
  3. Сохранить QR-кодзагрузить изображение на устройство водителя или подготовить его бумажную копию
  4. Проверить открытие без сетивключить авиарежим и убедиться, что водитель может открыть сохранённый QR-код
  5. Назначить канал поддержкидать водителю телефон диспетчера или ответственного сотрудника для решения ошибок по документу
Возможность создать или подписать ЭТрН полностью офлайн зависит от выбранного решения. Необходимо отдельно проверить автономный режим приложения, порядок синхронизации и обработку действий после восстановления связи.

Где можно подписывать ЭТрН

Рабочее место выбирается с учётом роли сотрудника и объёма перевозок. В одном процессе можно совместить мобильное приложение водителя и корпоративную систему офиса.

Интеграция с 1С

Позволяет офисным сотрудникам работать с ЭТрН из привычной учётной системы и получать статусы обмена.

Интеграция ЭДО с 1С

API

Подходит для автоматизации обмена через ERP, TMS, WMS или собственную информационную систему.

Интеграция по API

Частые ошибки при подписании ЭТрН

Большинство проблем связано не с электронной подписью как таковой, а с неверно назначенными ролями, реквизитами и полномочиями.

Неверный подписант

Документ направлен сотруднику, у которого нет нужной роли, сертификата или доверенности.

Ошибка в данных водителя

Телефон, Ф. И. О., транспортное средство или назначение не совпадают с фактической перевозкой.

Нет последующей подписи

Водитель выполнил действие с ПЭП или УНЭП, но процесс подписания со стороны перевозчика не завершён.

Просроченная МЧД

Сотрудник подписывает сведения после окончания срока доверенности либо за пределами выданных полномочий.

QR-код не сохранён

Водитель пытается открыть документ в зоне без связи и не может предъявить сведения при проверке.

Не проверен итоговый статус

Участники считают процесс завершённым, хотя файл обмена не доставлен, отклонён или содержит ошибку.

Настроим подписание ЭТрН под ваш процесс

Поможем перейти от общей инструкции к рабочему маршруту для сотрудников, водителей и контрагентов.

Обследование

Определяем участников, договорную схему, точки погрузки и выгрузки, учётные системы и объём документов.

Матрица ролей

Фиксируем, кто создаёт, проверяет и подписывает сведения на каждом этапе перевозки.

Подписи и МЧД

Проверяем сертификаты, доверенности, права доступа и резервных подписантов.

Тестовый рейс

Проходим полный цикл от создания ЭТрН до приёмки и проверки QR-кода без подключения к сети.

Чек-лист подготовки к электронному документооборотуТарифы и стоимость подключения

Стоимость подключения и настройки

Итоговая стоимость зависит от числа организаций и пользователей, количества ЭТрН, способа работы и объёма интеграции.

Быстрый старт

Веб-интерфейс, настройка пользователей и базовый сценарий подписания для небольшого количества перевозок.

Подключение автопарка

Настройка водителей, мобильной работы, диспетчеров, подписей перевозчика и инструкций для рейса.

Интеграционный проект

Обмен с 1С, ERP, TMS или WMS, автоматические статусы, маршрутизация и обработка ошибок.

Рассчитать подключениеПосмотреть тарифы

Частые вопросы о подписании ЭТрН

Как водителю подписать ЭТрН?

Водитель получает назначенную перевозку в приложении или другом интерфейсе оператора ИС ЭПД, проверяет сведения о транспортном средстве и грузе, подтверждает приём груза и подписывает предусмотренный файл обмена. В установленных случаях водитель может использовать ПЭП или УНЭП, после чего ЭТрН должна быть подписана УКЭП или УНЭП перевозчика.

Какой электронной подписью водитель подписывает ЭТрН?

Для водителя допускается ПЭП или УНЭП при условии последующего подписания ЭТрН УКЭП или УНЭП перевозчика. Конкретный способ идентификации и подписания необходимо проверить у выбранного оператора ИС ЭПД.

Кто подписывает ЭТрН со стороны грузоотправителя?

Сведения со стороны грузоотправителя подписывает уполномоченное лицо в рамках своей роли. Если файл обмена подписывает представитель юридического лица или ИП, его полномочия подтверждаются доверенностью, в том числе МЧД.

Что подписывает перевозчик?

Перевозчик подтверждает относящиеся к его роли сведения и действия по приёму груза к перевозке. Если водитель использовал ПЭП или УНЭП, предусматривается последующее подписание ЭТрН УКЭП или УНЭП перевозчика.

Как грузополучатель подписывает приёмку?

Грузополучатель проверяет сведения, фиксирует результат приёмки, при необходимости указывает замечания и подписывает предусмотренный файл обмена электронной подписью. Для физического лица в установленных законом случаях допускается ПЭП.

Нужна ли МЧД для подписания ЭТрН?

Если файл обмена подписывает представитель юридического лица или ИП, его полномочия должны быть подтверждены доверенностью, в том числе машиночитаемой. Полномочия должны соответствовать выполняемым действиям.

Как предъявить ЭТрН инспектору?

Электронные документы на перевозимый груз можно предъявить в электронном виде или в виде бумажной копии. Для проверки ЭПД на дороге используется QR-код, который рекомендуется сохранить на устройстве водителя до выезда.

Что делать, если в пути нет интернета?

Начальные этапы оформления следует выполнить там, где есть связь, а водителю заранее передать сохранённый QR-код. Возможность подписывать ЭТрН офлайн зависит от приложения и оператора, поэтому сценарий необходимо проверить до рабочего рейса.

Можно ли подписать всю ЭТрН одной подписью?

ЭТрН формируется из файлов обмена, подписываемых участниками по мере выполнения этапов перевозки. Один сотрудник не должен подписывать сведения за других участников без соответствующей роли и полномочий.

Все вопросы об ЭПД и электронном документообороте

Настроить подписание ЭТрН

Расскажите, кто участвует в перевозке и где сотрудники работают с документами. Подготовим схему подписания, перечень подписей и доверенностей, а также план тестового запуска.

Отвечаем в рабочее время: ПН–ВС, 09:00–18:00.

Связаться напрямую

Телефон
+7 950 951-2-159
E-mail
admin@roccos.ru
Время работы
ПН–ВС, 09:00–18:00

Для консультации подготовьте описание ролей сторон, число водителей, используемые подписи, учётную систему и пример типовой перевозки.